會展活動策劃主要包括謀劃、構思、設計的創造性活動等過程，成功的運作的指導是會展項目管理決策理智化、效能化、科學化的前饋依據和程序保證。會展活動策劃程序過程的階段劃分及其內容可劃分為"確定目標"、"分析調查"、"產生創意"、"方案設計"等四個階段。

一、確定目標

任何會展活動策劃都是面向應用的學問,是設計性的診斷,而不是單純試驗性的診斷.一項策劃往往關系到一個活動、一個項目、甚至一個企業的生命,必須有的放矢、對癥下藥.因此,策劃工作的首要程序就是抓住問題的所在,找出目標.主題要實現的目標,這個目標是制作策劃方案的前提。

二、分析調查

調查分析是會展活動策劃工作的基礎,都是運用策劃的原理和方法分析自身的資源和面臨的環境狀況的策劃程序,診斷和調查都是對企業有關的信息進行分析和整理,為產生創意提供堅實的基礎.但診斷偏重對企業自身的判斷和分析,主要是找出問題;調查更加偏重對企業環境的分析和企業的經營狀況分析,主要明確企業的機會和威脅點。

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三、產生創意

創意是會展活動策劃的核心,也是策劃方案的生命和靈魂.那么,什么是創意?創意一詞最早來自于著名廣告人詹姆斯·韋伯·揚的廣告名著《產生創意的方法》,由此可見,創意最早源于廣告.一般的創意就是我們常說的"好主意、好點子".但是,項目策劃的創意不同于"點子",因為創意不只是依靠個人的靈感。

四、方案設計

經過產生創意階段,會展設計活動策劃一般可形成多種概要性方案的框架,在此基礎上形成方案,可以運用創新技法謀劃達到目標的有效途徑,這就是設計并制作策劃方案.而策劃方案能否有效,還要經過多種方案相比較作初步鑒別.這就必須制定多種可供決策者優選決斷的策劃方案。此外策劃的評估是一項極其嚴肅而又復雜的工作,為使此項工作順利開展并獲得圓滿成功,就必須采用科學的總結評估方法。